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La AFIP viene implementando por grupo de empresas la obligación de presentar el Libro de Sueldos de forma digital.
En estos días, notificó en el domicilio fiscal electrónico de gran cantidad de empleadores que entre mayo y junio deberán ingresar en este servicio.
Esto afecta a muchas empresas, pequeñas y medianas, y, además, si no se cumple con esta obligación no se puede generar el formulario de declaración jurada de cargas sociales mensuales. Por lo tanto, no se podrían abonar los sueldos.
"Para confeccionar este documento se debe utilizar el servicio con clave fiscal denominado Libro de Sueldo Digital, contando para ello con un período de prueba para saber cómo operar hasta el 14 de mayo", afirma Javier Sabin, de EY Argentina.
Esta plataforma compatibiliza el sistema de liquidación de haberes de la empresa con los parámetros estándar de AFIP. Así, el Libro Sueldo Digital es utilizado como portador de los datos de entrada, junto con la información disponible en los servicios Simplificación Registral – Empleadores y Sistema Registral.
"A partir de ello, se elabora de forma online un Libro de Sueldos legal y la declaración jurada mensual de cargas sociales (Formulario 931). Hasta ahora, este libro -establecido por la ley de Contrato de Trabajo- se hacía en formato físico a través de hojas fijas, móviles o microfichas", completa Sabin.
Compatibilizar información
"Dado que el sistema se nutre de diferentes fuentes de información e interactúa con varios sistemas de AFIP, antes de su puesta en producción es de vital importancia que cada compañía tenga actualizada la información en tales servicios", advierte Sabin.
Entre estos datos a verificar se destacan el Convenio Colectivo de Trabajo, categoría laboral, puesto y domicilio de la empresa, entre otros.
"Esa tarea de actualización implica un control previo de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la empresa, para así proceder a la remediación de las múltiples inconsistencias que suelen tener lugar", indica Sabin.
Según el experto, "el servicio "Libro de Sueldos Digital" requiere también la compatibilización de los conceptos de liquidación del sistema de sueldos de cada compañía en función a parámetros definidos por la AFIP".
"A este fin, deberá realizarse una tarea pormenorizada de clasificación y definición de todos los datos de liquidación que se van a utilizar, con su respectiva asociación a un concepto del organismo recaudador", completa el experto.
Según su análisis, "esta tarea resulta ineludible ya que incidirá en la determinación de las distintas bases imponibles a partir de las cuales se calcularán los aportes y contribuciones que correspondan, destinados a los diferentes Subsistemas de la Seguridad Social".
"Es decir, al momento de generar la declaración jurada, así como también incidirá en el armado del cuadro de datos complementarios del F.931 que es consultado por otros organismos para otorgar o denegar distintos beneficios", expresa Sabin.
La posibilidad de una prórroga
En cuanto a una eventual solicitud de prórroga, en su momento la AFIP puso a disposición la posibilidad de solicitarla, por única vez, en forma sistémica. Es decir, no aceptando presentaciones por este tema en alguna de las dependencias ni de forma digital, sino a través de la página web.
"De estar disponible esa posibilidad, se ubicará en el margen superior una vez ingresado al servicio del Libro Sueldo Digital. No obstante, la AFIP todavía no habría habilitado la posibilidad de solicitar la prórroga y no se sabe si eventualmente lo habilitaría", afirma Sabin.
Según el experto, "tampoco se puede precisar hoy el plazo que eventualmente otorgaría el organismo recaudador", aunque revela que "por experiencia de casos anteriores, solía extenderlo entre 30 o 45 días, aproximadamente".
Con vistas a que el plazo que otorgue el organismo pueda ser inamovible, los distintos empleadores deberían avanzar con las siguientes cuestiones:
• Realizar cruces de consistencia entre los servicios web de AFIP y las bases de datos de la compañía.
• Luego, remediar todos los errores encontrados, garantizando la validación y corrección de la información
• Parametrizar todos los conceptos en el formato que solicita el Libro Ley Digital, de modo tal de evitar correr riesgos con su carga; así como también realizar distintas pruebas durante el periodo de testeo para minimizar las inconsistencias al momento de la salida en vivo
Sabin relató que, por su experiencia, "suelen surgir muchos inconvenientes en la implementación de nóminas grandes, motivo por el cual, le sugerimos encarar este tema con tiempo, realizar las pruebas pertinentes y apoyarse en sus especialistas internos y externos para asegurar una correcta transición".
El recibo de sueldo digital
A raíz de la pandemia, muchas relaciones laborales no pudieron cumplirse bajo su modalidad habitual –es decir, en forma presencial en las instalaciones del empleador– y se convirtieron en prestaciones laborales a distancia.
"Son muchas las empresas que mantienen el home office debido a la emergencia sanitaria y que continuarán haciéndolo en el futuro hasta tanto puedan regresar a la nueva normalidad", señala Carolina Piatti, de Bruchou, Fernández Madero & Lombardi.
La especialista agrega que "es muy probable que aún luego de finalizada la pandemia adopten un sistema mixto, que combine la modalidad presencial con la virtual".
Una de las modificaciones que produjo el teletrabajo masivo fue que las empresas no pudieran entregar mensual o quincenalmente los recibos de haberes en formato papel o físico a sus empleados para que éstos los firmen de puño y letra o de forma ológrafa.
"Para salvar ese inconveniente, recurrieron al uso de la modalidad digital que, si bien existe desde hace varios años, en la práctica solo era utilizada por empresas grandes, ya sea mediante la firma electrónica o la digital", precisa Piatti.
La especialista remarca que "actualmente estamos ante un paradigma que tiende a reemplazar al papel por el soporte digital, el cual nos permite agilizar la comunicación; concentrar la información; y ahorrar gastos de papel, impresión y logística".
Cómo funciona en la práctica
Ahora, si bien existen las ventajas citadas, Piatti plantea algunos interrogantes sobre su validez legal luego de que varias normas dictadas por el Ministerio de Trabajo reglamentaran la emisión de recibo de sueldo digital.
1. ¿El recibo de sueldo digital impreso posee validez legal?
Sí, una vez que el empleador posea la autorización otorgada por el Ministerio de Trabajo para emitir recibo de sueldo digital.
2. ¿Cómo "baja" el empleado su recibo de haberes digital?
Una vez que Recursos Humanos lo sube al portal correspondiente, el empleado recibe un mail que le notifica que tiene a su disposición un recibo para firmar.
Cada trabajador ingresa con su usuario y contraseña, y elige una de las dos opciones para firmarlo: "Conforme" o "En disconformidad", o términos similares. Luego puede imprimirlo.
Además, el empleado no debe concurrir a la oficina de Recursos Humanos a hacerse del comprobante, sino que lo recibe en el mismo momento que se acredita su salario.
3. ¿La firma digital o la electrónica posee la misma validez para los recibos digitales?
No, de acuerdo a las resoluciones citadas del Ministerio de Trabajo, la firma digital es la única válida para el empleador y trabajador. Sólo la firma digital posee igual validez legal que la manuscrita.
4. ¿Existen diferencias entre la firma digital y la electrónica?
Sí, la ley prevé la equiparación de la firma digital a la firma ológrafa o de puño y letra, ya que establece una presunción de autoría en el sentido en que toda firma digital pertenece al titular certificado que permite la verificación de la firma.
También existe una presunción de integridad al disponer que si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume, salvo prueba en contrario, que no ha sido modificado desde el momento de su firma.
Por ello, el valor probatorio de la firma digital es tal que será aquel que la cuestione quien deberá demostrar la eventual falsedad o que el documento digital ha sido violado en contenido o autoría.
A diferencia de la firma digital, la electrónica carece del mismo valor probatorio y de la presunción de autoría e integridad reconocidas a la firma digital.
En consecuencia, las comunicaciones virtuales firmadas electrónicamente no serían equiparables jurídicamente a un documento firmado digitalmente, y su validez legal y fuerza probatoria –así como las características de confiabilidad, integridad y transmisión– se ven relativizadas.
En caso que el destinatario de los recibos de sueldo (el empleado) impugnara en un eventual conflicto judicial la validez o existencia de éstos, el empleador deberá acreditar la existencia, fecha y certeza del recibo, así como su contenido mediante medidas de prueba tradicionales.
Eso consiste en pericias contable e informática, y oficio a la entidad bancaria en la cual se depositan los haberes mensuales, entre otras.
5. ¿Entonces qué firma conviene utilizar por parte de las empresas?
No existen dudas respecto al mayor valor probatorio de la firma digital respecto a la electrónica, debido a que la primera goza de una presunción de autoría y de integridad. Por ello, Piatti sugiere su implementación tanto para el empleador como para los empleados.
La firma electrónica también sirve
"Las cuestiones operativas y de costos respecto a la implementación de la firma digital deberán ser evaluadas internamente por el empleador", advierte Piatti.
En el caso que la empresa decida implementar la firma electrónica para sus colaboradores, se destaca que frente al desconocimiento de la firma por el empleado será la empresa quien deba demostrar por medio de las denominadas pruebas tradicionales que efectivamente se cumplió en tiempo y forma con el pago del salario.
No obstante, esta contingencia no es nueva ni producto de la firma electrónica, sino que es la existe actualmente con los recibos en formato papel.
"La transformación digital que irrumpió a causa de la pandemia, con la consecuente necesidad de adaptarse –tanto para los empleados como para los empleadores–, llegó para quedarse y sin dudas su uso será cada vez más habitual", concluye Piatti.
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